Делегирование как инструмент эффективной работы

Собственнику или руководителю любого бизнеса приходится решать целый комплекс разноплановых задач. Неизбежно наступает момент, когда эффективно справляться с этим потоком становится невозможно. Чтобы решить часть проблем, приходится отвлекать внимание от других вопросов. Нерешённые задачи накапливаются как снежный ком. В результате руководитель буквально разрывается, что негативно сказывается на деле и может приводить к серьёзным провалам. Избежать таких ситуаций и повысить эффективность работы поможет делегирование.

Рассмотрим, как выстроить процесс делегирования, чтобы он приносил пользу бизнесу.

Что такое делегирование

Делегирование — это передача определённых задач и функций от руководителя к подчинённому. Этот процесс существенно отличается от обычного распределения обязанностей между сотрудниками. При распределении работникам передаются производственные функции в соответствии с их должностью, а часть задач вообще может быть поручена арендованному персоналу. Главное отличие заключается в том, что делегировать можно только функции и компетенции самого руководителя.

Примером может служить подготовка к встрече с потенциальными партнёрами или инвесторами. Чтобы привлечь их к проекту, необходимо подготовить качественную презентацию. Её разработка — в целом задача руководителя. Но не обязательно выполнять её полностью самостоятельно. Гораздо эффективнее будет, если генеральный директор придумает общую концепцию презентации, а сбор данных и оформление поручит помощнику. Это и есть делегирование, которое высвобождает генеральному директору время для качественной подготовки к переговорам.

Основные цели делегирования:

• Высвобождение времени и ресурсов руководства для решения первоочередных задач бизнеса.
• Повышение уровня квалификации персонала. Получая новые, более ответственные задачи, сотрудник учится новому.
• Оценка профессиональных качеств сотрудников. Передавая работнику определённые функции, менеджер может проверить, насколько эффективно он с ними справляется. Это поможет при принятии кадровых решений.
• Улучшение психологической атмосферы в коллективе. Сотрудники начинают лучше понимать мотивацию и требования руководства, более ответственно относятся к своим обязанностям.

Достижение этих целей повышает общую эффективность работы руководителя и персонала.

Когда уместно делегирование

Не все функции руководителя стоит делегировать подчинённым. В некоторых случаях это может нанести вред бизнесу. Однако существует целый ряд задач, частичное или полное делегирование которых будет однозначно полезным. К ним относятся:

• Мелкая рутина, отвлекающая внимание и время от действительно важной работы — бронирование билетов и гостиниц, регистрация на деловые мероприятия, привлечение сотрудников на аутсорсинг и другое.
• Подготовительные работы, например, анализ конкурентов, сбор информации для нового проекта, составление базы потенциальных клиентов.
• Функции, которым сотрудника можно легко обучить — например, ввод накладных в базу бухгалтерской программы, подготовка запросов в государственные органы.
• Узкоспециализированные задачи, для решения которых у руководителя недостаточно компетенций — например, администрирование сайта или соцсетей компании.
• Разовые процессы, которые необходимо обязательно выполнить, но они накладываются по времени на другие более важные задачи — организация обучения сотрудников, взаимодействие с клиентами, представительство компании в командировке директора.

Нельзя делегировать функции, которые напрямую касаются ключевых вопросов бизнеса, стратегического планирования, проектов с повышенным уровнем риска. В малом и среднем бизнесе неуместным может быть делегирование решений о приёме и увольнении сотрудников, проведении мотивационных мероприятий. Также нельзя делегировать подчинённому замену топ-менеджера на переговорах на уровне директоров или собственников — это снижает статус события и может восприниматься как неуважение к другой стороне.

Принципы эффективного делегирования

Рассмотрим основные принципы делегирования полномочий, соблюдение которых принесёт бизнесу пользу:

• Единоначалие и иерархия. Делегировать можно только функции от непосредственного начальника к подчинённому. Генеральный директор не может передать свои функции рядовому сотруднику — он привлечёт к задаче своего заместителя.
• Ограничения. Руководитель делегирует функции только своим подчинённым.
• Соблюдение нормативных актов. Недопустимо делегировать задачи, выполнение которых нарушает права работника или противоречит его должностной инструкции.
• Ответственность. Несмотря на передачу задачи подчинённому, за её выполнение отвечает руководитель.
• Поддержка. Сотрудник может обращаться за консультацией или поддержкой по делегированной задаче.

Соблюдение принципов делегирования позволяет повысить эффективность бизнеса на 30–40%.

Связаться с нами

Оформите заявку

Мы найдем быстрое решение именно для вашего бизнеса! Оставьте заявку и высвободите ресурсы для развития компании!

Оставить заявку

Как не волноваться и не вмешиваться в делегированные задачи

Многие руководители испытывают трудности с делегированием из-за постоянной тревоги за поставленные задачи. Они боятся, что сотрудники не справятся, сделают некачественно, нарушат сроки. Руководитель начинает вмешиваться в процесс, создавая нервозность и неопределённость. В итоге страдает качество работы.

Чтобы не волноваться о выполнении задач, рекомендуется придерживаться следующих правил делегирования:

• Делегируйте задачи своевременно. Исполнитель должен иметь запас времени для нормального планирования.
• Передавайте работу только тем сотрудникам, которые имеют соответствующую квалификацию.
• Формулируйте задачи понятно и чётко, без двойных трактовок.
• При сложных проектах устанавливайте промежуточные сроки, чтобы контролировать прогресс.
• Закладывайте запас времени: если задача требует 5 дней, дайте 3 — это создаёт «подушку безопасности».

Также важно оставаться открытым для связи с исполнителем, чтобы он мог проконсультироваться при необходимости.

Преимущества делегирования

Главный плюс делегирования для руководителя в том, что он освобождает себя от рутинных задач, поручая их исполнителям. Благодаря этому управленец высвобождает время для стратегических вопросов — развития бизнеса, переговоров, взаимодействия с партнёрами, анализа отчётности. Кроме того, делегирование помогает избежать срыва сроков по важным проектам.

Для сотрудников делегирование — это возможность профессионального и карьерного роста. Работник получает задачи «из мира» руководителя, выходящие за рамки его ежедневных функций. Это позволяет освоить новые направления, повысить навыки. Если он хорошо справляется — его замечают, что повышает шансы на продвижение. Также делегирование улучшает взаимопонимание между сотрудниками и руководством.

Преимущества делегирования весьма ощутимы. Например, по данным исследования Gallup 2013 года, компании, в которых топ-менеджмент эффективно делегирует полномочия, зарабатывают в среднем на 33% больше, чем те, где навык делегирования развит слабо.

Поделиться